Règles de procédure de mediation
RÈGLES DE MÉDIATION À L’INSTITUT DANOIS D’ARBITRAGE
Article 1
Ces règles de médiation valent quand les parties dans un rapport de droit, de laquelle les parties ont libre disposition, ont décidé que la médiation doit se passer selon les Règles de médiation à l’Institut Danois d’Arbitrage.
Demande de médiation
Article 2
La demande de médiation doit être faite à l’Institut Danois d’Arbitrage par une partie ou bien les parties communément.
Alinéa 2 : La demande de médiation doit comprendre des informations concernant les parties impliquées dans l’affaire telles que l’adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que le courriel (e-mail) de ces parties. La demande doit, en outre, comprendre un bref compte rendu du litige.
Alinéa 3 : Lors de la demande de médiation il faut payer des frais d’enregistrement de EUR 400/ DKK 3.000.
Alinéa 4 : L’Institut Danois d’Arbitrage informe immédiatement les parties de la ré- ception de la demande et de la date de la réception de celle-ci. En même temps un exemplaire des Règles de médiation à l’Institut Danois d’Arbitrage est envoyé aux parties.
Alinéa 5 : Si l’autre partie n’a pas, dans un délai de 14 jours de la réception de l’infor- mation comme indiquée à l’alinéa 4, fait connaître par écrit à l’Institut Danois d’Ar-bitrage que la médiation a été acceptée conformément à ces règles, l’Institut Danois d’Arbitrage refuse la demande et en informe les parties.
Désignation d’un médiateur
Article 3
L’Institut Danois d’Arbitrage désigne un médiateur, à moins que les parties n’aient décidé autre chose.
Alinéa 2 : Lors de la désignation il faut prendre dûment en considération les qualifi-cations requises par les parties de même que les faits qui puissent assurer la désig-nation d’un médiateur indépendant et impartial.
Alinéa 3 : Si les parties ne sont pas toutes domiciliées dans le même pays, la personne qui sera désignée comme médiateur doit avoir son domicile dans un pays tiers sauf autre accord entre les parties.
Alinéa 4 : Avant que l’Institut Danois d’Arbitrage ne désigne un médiateur, celui-ci doit signer une déclaration attestant son indépendance et son impartialité et ici indi-quer toute incidence qui, aux yeux d’une des parties, pourrait soulever un doute légitime sur son impartialité et sur son indépendance. L’Institut Danois d’Arbitrage doit présenter la déclaration aux parties avec indication d’un délai pour d’éventuelles remarques.
Alinéa 5 : Un médiateur désigné doit immédiatement informer l’Institut Danois d’Arbitrage de toute circonstance qui aurait dû être indiquée dans la déclaration indi-quée à l’alinéa 4, si celle-ci avait existé à ce moment-là.
Alinéa 6 : La présidence de l’Institut Danois d’Arbitrage décide dans quelle mesure une personne proposée doit être considérée comme récusée, ou dans quelle mesure un médiateur désigné doit se retirer pour récusation.
Organisation de la médiation
Article 4
Le médiateur organise en concertation avec les parties, comment il convient d’in-struire l’affaire y compris par des déclarations des parties de l’affaire et par la présen-tation de documents etc., de même qu’il organise un calendrier du déroulement de la médiation.
Alinéa 2 : Les parties peuvent à tout moment se faire assister par un avocat ou un con-seiller de son choix.
Alinéa 3 : D’autres personnes que les parties de l’affaire peuvent participer à la mé-diation avec des renseignements ou des évaluations d’experts, si les parties, le mé-diateur et la partie tierce sont d’accord pour ce faire. Les frais liés à la participation d’une tierce personne à la médiation sont couvert par les parties conformément à l’article 10.
Article 4 : Il faut essayer de terminer la médiation dans un délai de 60 jours après la désignation du médiateur.
Le rôle du médiateur
Article 5
Le médiateur fixe le lieu et l’heure de la séance après consultation préalable des par-ties.
Alinéa 2 : Le médiateur doit assurer que les parties sont traitées de façon équitable et que chaque partie a la pleine possibilité d’exposer son affaire.
Alinéa 3 : Le médiateur doit rencontrer et communiquer oralement et par écrit avec les parties seules ou bien ensembles.
Alinéa 4 : Les informations qu’une partie donnent au médiateur doivent rester confi-dentielles et ne devront pas être communiquées à l’autre partie, à moins que la partie exprime expressément son accord pour ce faire.
Alinéa 5 : Le médiateur n’a pas d’autorité pour trancher le conflit des parties et il ne présente pas de proposition de conciliation (proposition transactionnelle). Le média-teur n’est qu’un dirigeant neutre et impartial de la médiation, qui doit essayer de met-tre au clair les intérêts et les besoins des parties et quels sont les problèmes auxquels les parties souhaitent trouver une solution et ainsi aider les parties à trouver une solution au conflit que celles-ci trouvent satisfaisante.
Alinéa 6 : Le médiateur ne conseille ni ne représente aucune des parties. Le médiateur ne donne ni de conseils ni d’orientation de genre juridique et technique, ni aux parties communément ni individuellement.
Alinéa 7 : Le médiateur ne veille ni à ce que les parties arrivent à une solution du conflit qui soit conforme au droit positif y compris les usages de commerce de la branche, ni à une solution conformément au résultat qu’aurait une ordonnance ou un jugement de l’affaire.
Confidentialité etc.
Article 6
Le médiateur, les parties et l’Institut Danois d’Arbitrage doivent assurer la confiden-tialité dans tout ce qui concerne la médiation, à moins que d’autre chose ne soit con-venue. La confidentialité comprend également la solution obtenue par une des parties au conflit à moins que les parties conviennent autre chose ou, à moins que la publica-tion n’en soit nécessaire en raison de la mis en application ou de l’adoption de force de la solution obtenue par les parties, ou par respect des décisions stipulées par la loi, ou à cause d’une autre réglementation à laquelle une partie est soumise.
Alinéa 2 : Les parties s’obligent à ne pas utiliser en tant que preuve dans un litige de la documentation élaborée par la partie adverse ou le médiateur pour l’usage de la médiation ceci vaut également pour des points de vue émis par l’adversaire ou le médiateur pendant la médiation.
Alinéa 3 : Les parties et le médiateur s’obligent à respecter que le médiateur ne peut pas servir d’arbitre ou similaire dans un litige qui concerne, totalement ou partielle-ment, le conflit compris par la médiation, sauf dans le cas indiqué à l’alinéa 8.
Alinéa 4 : Les parties s’obligent à renoncer à faire appel au médiateur en tant que té-moin dans un litige, qui concerne totalement ou partiellement le conflit compris par la médiation.
Fin du processus de médiation
Article 7
La médiation est réputée terminée quand :
- les parties ont obtenu une solution au conflit,
- le médiateur signale aux parties que la poursuite de la médiation est à considérer comme étant sans objet ou irresponsable, ou
- une partie indique au médiateur que la médiation est à considérer comme close.
Article 8
Si les parties trouvent une solution au conflit et qu’elles en sont, en outre, d’accord, l’Institut Danois d’Arbitrage peut après la demande de la part des parties et sous la réserve de l’approbation du médiateur désigner le médiateur comme arbitre en vue de faire confirmer, par le tribunal, la solution obtenue par les parties sous forme de sen-tence arbitrale dans des conditions convenues.
Mesures d’instruction etc.
Article 9
Les parties s’obligent, pendant la médiation, à ne pas intenter une affaire arbitrale, une affaire en justice, ni entreprendre d’autres actions judiciaires du fait du litige inter-venu et ayant été soumis à la médiation, à moins qu’une partie considère ces mesures judiciaires nécessaires pour sauvegarder ses droits. Si une partie désire prendre une mesure légale en raison du litige soumis à la médiation, le médiateur doit en être in-formé. L’autre partie doit également être informée, à moins que la partie, en raison de la protection de ses droits, ne trouve essentiel que des mesures judiciaires soient prises avant que l’autre partie en soit informée. .
Dépôt de garantie
Article 10
En dehors des frais d’enregistrement stipulés à l’article 2, alinéa 3, les parties doivent constituer un dépôt en garantie des frais estimés de la médiation, y compris les hono-raires du médiateur et la taxe pour l’Institut Danois d’Arbitrage.
Alinéa 2 : L’Institut Danois d’Arbitrage décide le montant du dépôt de garantie, qui doit être payé dans un délai de 14 jours après que les parties ont reçu l’information du montant. Normalement, la même somme est demandée aux deux parties. Si une partie ne paie pas sa part, l’autre partie doit payer la totalité de la somme pour que la média-tion puisse commencer.
Alinéa 3 : Si les frais que la médiation sera susceptible d’entraîner se révèlent plus importants qu’estimés initialement, l’Institut Danois d’Arbitrage peut exiger que la somme soit augmentée et que cette augmentation soit versée, conformément à l’alinéa 2, avant la poursuite de la médiation.
Alinéa 4 : Si une garantie exigée par l’Institut Danois d’Arbitrage n’a pas été versée avant l’expiration, l’Institut Danois d’Arbitrage peut clôturer l’affaire sans préjudice d’une demande ultérieure éventuelle de médiation. L’Institut Danois d’Arbitrage doit au cas échéant indiquer aux parties que l’affaire a été arrêtée pour omission du ver-sement du dépôt de garantie, mais que l’affaire a été arrêtée sans préjudice d’une éventuelle demande de médiation ultérieure.
Frais
Article 11
Chaque partie verse les mêmes parts des frais de l’affaire, à moins qu’autre chose ne soit convenue.
Alinéa 2 : Le médiateur envoie à la fin de la médiation une totalisation des frais glo-baux de la médiation à l’Institut Danois d’Arbitrage.
Alinéa 3 : L’Institut Danois d’Arbitrage fixe les honoraires à la base d’une proposi-tion fondée du montant des honoraires du médiateur. L’Institut Danois d’Arbitrage établit la totalisation définitive de la médiation, y compris la taxe pour l’Institut Danois d’Arbitrage. Les honoraires du médiateur et la taxe à verser pour l’Institut Danois d’Arbitrage seront fixés conformément aux tarifs y relatifs et en vigueur lors de la présentation de la demande de médiation.
Alinéa 4 : Lorsque la médiation a été close, l’Institut Danois d’Arbitrage envoie la totalisation indiquée à l’alinéa 3 aux parties. Les parties sont tenues solidairement des frais de la médiation.
Alinéa 5 : Un dépôt en garantie éventuellement excédentaire sera remboursé confor-mément à la totalisation de l’Institut Danois d’Arbitrage sans ajout d’intérêts.
Responsabilité
Article 12
Ni le médiateur ni l’Institut Danois d’Arbitrage ni son bureau ni son assemblée de délégués ni ses employés ne pourront être rendus responsables de quelque acte ou omission que ce soit en relation avec une demande de médiation, le traitement d’une médiation ni une sentence établit par le médiateur selon l’article 8.
Entrée en vigueur etc.
Article 13
Ces règles entrent en vigueur le 5 mai 2006.
Adopté par le Bureau de l’Institut Danois d’Arbitrage le 5 mai 2006.