Règlement de Médiation - 2010
RÈGLEMENT DE MÉDIATION
À L'INSTITUT D'ARBITRAGE
Article 1
Ce règlement de médiation vaut quand les parties ont décidé que la méditation sera conduite conformément au présent Règlement de Médiation à l'Institut d'Arbitrage. La médiation selon ce Règlement de Médiation implique que le médiateur ne tranche le litige ni n'avance une proposition de conciliation, à moins que les parties ne décident autrement et que le médiateur ne s'y oppose pas, cf. article 11, alinéa 5-7.
Demande de médiation
Article 2
La demande de médiation est faite à l'institut par une partie ou les parties conjointement.
Alinéa 2: La demande de médiation contient
- Les noms et adresses des parties.
- Les numéros de téléphones, télécopieurs et e-mail de chaque partie.
- Les noms et adresses des avocats ou autres conseils éventuels.
- Un exposé succinct du litige.
- Des remarques éventuelles concernant le nombre de médiateurs et éventuellement qui l'on propose avec indication des noms et adresses de la (des) personne(s) en question.
Alinéa 3: Les documents dont il est fait référence dans la demande de médiation, y compris l'accord de médiation doivent être joints en original ou en copie. Avec la demande de médiation sera joint un nombre de copies de la demande ainsi que les documents y cités suffisant pour distribuer à l'institut, au médiateur ainsi qu'à chaque partie.
Alinéa 4: Si la demande de médiation n'est pas conforme aux alinéas 2 et 3, l'institut peut décider de clore l'affaire sans préjudice de soumettre ultérieurement, à l'institut, une nouvelle demande de médiation sur la même question.
Alinéa 5: Avec la demande de médiation sera payé des frais de DKK 5.000. Ces frais ne sont pas remboursables. Si le montant indiqué à l'alinéa 1 n'a pas été reçu au plus tard avec la demande de médiation, l'institut fixe un délai pour verser le montant. Si le montant n'a pas été payé avant l'expiration du délai, l'institut peut décider de clore l'affaire sans préjudice de soumette ultérieurement, à l'institut, une nouvelle demande de médiation sur la même question.
Alinéa 6: L'institut informe immédiatement les parties de la demande et la date de réception de celle-ci. L'institut envoie à l'autre partie une copie de la demande de médiation ainsi que les documents, dont il est fait référence dans la demande. L'institut envoie en même temps aux parties un exemplaire du Règlement de Médiation à l'Institut d'Arbitrage.
Alinéa 7: Si l'autre partie n'a pas, dans un délai de 14 jours après la réception de l'information indiquée à l'alinéa 6, informé l'institut par écrit que l'on accepte la demande de médiation conformément à ce règlement, l'institut clôt l'affaire, sans préjudice de soumettre ultérieurement une demande de médiation sur la même question.
Désignation du médiateur
Article 3
Toute personne qui agit en tant que médiateur doit être indépendant et impartial.
Alinéa 2: L'institut désigne le médiateur, à moins que les parties n'aient décidé autre chose, et après que les parties ont eu la possibilité de s'exprimer. Un seul médiateur sera désigné, à moins que les parties n'aient décidé autre chose. Si les parties ont décidé de désigner deux ou plusieurs médiateurs, la désignation se fait onformément à l'alinéa 1, à moins que les parties n'aient décidé autre chose.
Alinéa 3: Lors de la désignation il faut prendre dûment en considération les qualifications requises par les parties, de même que le besoin des parties d'un traitement rapide, éventuellement des considérations géographiques et enfin des faits qui puissent assurer la désignation d'un médiateur indépendant et impartial.
Alinéa 4: Si les parties ne sont pas toutes domiciliées dans le même pays, la personne qui sera désignée comme médiateur doit avoir son domicile dans un pays tiers, sauf autre accord entre les parties.
Alinéa 5: Avant que l'institut ne désigne un médiateur, celui-ci doit signer une déclaration attestant son indépendance et son impartialité et y indiquer toute circonstance qui, aux yeux d'une des parties, pourrait soulever un doute légitime sur son impartialité et sur son indépendance. L'institut doit présenter la déclaration aux parties avec indication d'un délai pour d'éventuelles remarques.
Alinéa 6: Un médiateur désigné doit immédiatement informer les parties et l'institut de toute circonstance qui aurait dû être indiquée dans la déclaration citée à l'alinéa 5, si celle-ci avait existé à ce moment-là.
Alinéa 7: La présidence de l'institut décide dans quelle mesure une personne proposée doit être considérée comme récusée, ou dans quelle mesure un médiateur désigné doit se retirer pour récusation. Si l'un ou les deux membres de la présidence se récusent ou sont empêchés, un autre respectivement deux autres membres du Bureau de l'institut participent à la décision.
Article 4
Dès que le médiateur a été désigné, l'institut informe les parties de ce qu'un médiateur a été désigné et indique ses noms, adresses, numéros de téléphones, télécopieurs et e-mail.
Article 5
Si un médiateur après avoir été désigné meurt, désir démissionner, est révoqué par l'institut, ou si un médiateur proposé n'est pas désigné, l'institut désigne un nouveau médiateur.
Alinéa 2: La désignation conformément à l'alinéa 1 se fait selon les mêmes règles qui valaient pour celui qui a démissionné etc., à moins que l'institut trouve mal approprié d'appliquer ces règles compte tenu du retard que ceci pourrait impliqué.
Dépôt de garanti
Article 6
En dehors des frais d'enregistrement stipulés à l'article 2, alinéa 5, les parties doivent constituer un dépôt en garantie des frais estimés de la médiation, sous ce titre, mais pas seulement, les honoraires du médiateur etc.
Alinéa 2: L'institut décide le montant du dépôt de garantie indiqué à l'alinéa 1, qui doit être payé dans un délai de 14 jours après que les parties ont reçu l'information du montant. Normalement, la même somme est demandée aux deux parties. Si une partie ne paie pas sa part, l'autre partie doit payer la totalité de la somme pour permettre la médiation de commencer.
Alinéa 3: Si les frais que la médiation sera susceptible d'entraîner se révèlent plus importants qu'estimés initialement, l'institut peut exiger que la somme soit augmentée et que cette augmentation soit versée avant de poursuivre la médiation.
Alinéa 4: Si la garantie exigée par l'institut n'a pas été versée avant l'expiration, l'institut peut clôturer l'affaire, sans préjudice d'une nouvelle demande de médiation ultérieurement sur la même question. L'institut doit au cas échéant indiquer aux parties que l'affaire a été arrêtée pour omission du versement du dépôt de garantie, mais que ceci s'est fait sans préjudice d'une éventuelle demande de médiation ultérieurement.
Article 7
Le médiateur garde le contact avec l'institut en ce qui concerne le développement de l'affaire en vue de s'assurer que le dépôt de garantie sera à tout moment suffisant.
Organisation de la médiation
Article 8
Quand le médiateur a été désigné et que le dépôt de garantie a été versé, l'institut envoie les actes de l'affaire ainsi qu'une copie de la correspondance existante au médiateur.
Article 9
Le médiateur prend en mains le traitement de l'affaire, après avoir reçu les actes etc. indiqués à l'article 8. Le contact se passe ensuite directement entre le médiateur et les parties. Toute correspondance entre le médiateur et les parties sont envoyé avec copie à l'institut, qui par ce biais suit le développement de l'affaire pour au besoin assister le médiateur à faire progresser l'affaire.
Alinéa 2: Le médiateur organise en concertation avec les parties, comment il convient d'instruire l'affaire et sous ce titre par des déclaration des parties de l'affaire et par la présentation de documents etc., de même qu'il organise un calendrier du déroulement de la médiation.
Alinéa 3: Les parties peuvent à tout moment se faire assister par un avocat ou un conseil de son choix.
Alinéa 4: À la médiation peuvent participer d'autres experts ou conseillers, si les parties, le médiateur et la partie tierce sont d'accord pour ce faire. Les frais éventuels liés à la participation de la partie tierce à la médiation seront couverts par les parties conformément à l'article 6.
Alinéa 5: La médiation sera menée à sa fin le plus tôt possible et au plus tard 45 jours après la désignation du médiateur.
Article 10
L'organisation de la médiation se fait conformément au présent règlement. Si une question n'a pas été soulevée au présent règlement, celle-ci sera traitée conformément à la convention des parties ou par défaut d'une telle selon la disposition du médiateur.
Mission du médiateur
Article 11
Le médiateur fixe le lieu et l'heure de la séance après consultation préalable des parties.
Alinéa 2: Le médiateur doit assurer l'égalité de traitement des parties et que chaque partie a la pleine possibilité d'exposer son affaire.
Alinéa 3: Le médiateur peut rencontrer et communiquer avec les parties oralement et par écrit, individuellement ou conjointement.
Alinéa 4: Les informations qu'une partie notifient au médiateur restent confidentielles et ne devront être communiquées à l'autre partie, à moins que la partie exprime expressément son accord pour ce faire.
Alinéa 5: Le médiateur dirige la médiation qui a pour objectif de mettre au clair les intérêts et les exigences des parties ainsi que les problèmes auxquels celles-ci souhaitent trouver une solution, de sorte à les aider à y trouver une solution.
Alinéa 6: Le médiateur ne tranche le conflit des parties ni ne présente de proposition transactionnelle ni n'avance d'autres propositions de solution au conflit, cf. pourtant alinéa 7.
Alinéa 7: Si les parties le demandent et que le médiateur ne s'y oppose pas, le médiateur peut faire une proposition de solution au conflit.
Terme de la médiation
Article 12
La médiation prend fin, quand:
a) les parties sont d'accord pour notifier au médiateur qu'elles ont trouvé une solution au conflit,
b) le médiateur indique aux parties qu'il ne désire plus continuer la médiation,
c) une partie indique au médiateur qu'il faut considérer la médiation comme close, ou
d) qu'il s'est passé 45 jours après la désignation du médiateur, et que les parties ne conviennent pas autre chose.
Alinéa 2: Le médiateur confirme par écrit aux parties avec copie à l'institut que la médiation a été close.
Article 13
Si les parties trouvent une solution au conflit et y sont d'accord, l'institut peut à la demande des parties constituer un tribunal arbitral en vue de faire confirmer par le tribunal la solution obtenue par les parties sous forme de sentence arbitrale définitive dans des conditions convenues, cf. Règlement de procédure arbitrale à l'Institut Arbitrale.
Alinéa 2: Après la demande des parties et si le médiateur ne s'y oppose pas, l'institut peut désigner le médiateur comme unique arbitre en vue de prononcer la sentence comme indiquée à l'alinéa 1.
Frais et honoraires
Article 14
Les parties sont tenues solidairement de tous les frais de la médiation et éventuellement de la prononciation d'une sentence arbitrale conformément à l'article 13, et à ce titre, mais pas uniquement les honoraires du médiateur. Les frais selon alinéa 1 sont partagés équitablement par les parties, à moins que celles-ci ont décidé autre chose.
Alinéa 2: À la clôture de la médiation, le médiateur envoie une totalisation des frais de la médiation à l'institut.
Alinéa 3: L'institut fixe les honoraires du médiateur à la base d'une proposition motivée du montant des honoraires de celui-ci. L'institut établit la totalisation définitive de la médiation. Les honoraires du médiateur seront fixés conformément au barème des frais et honoraires voté par le Bureau et qui est en vigueur à la clôture de la médiation.
Alinéa 4: Un dépôt en garantie éventuellement excédentaire sera remboursé après la totalisation de l'institut, mais sans augmentation d'intérêts.
Confidentialité etc.
Article 15
Le médiateur, les parties et l'institut doivent assurer la confidentialité dans tout ce qui concerne la médiation et le litige sujet de la médiation, à moins que autre chose ne soit convenu. La confidentialité comprend également la solution obtenue par les parties au conflit, à moins que les parties ne conviennent autre chose ou, à moins que la publication n'en soit nécessaire en raison de la mise en application ou de l'adoption de force de la solution obtenue par les parties, ou par respect des dispositions stipulées par la loi, ou à cause d'une autre réglementation à laquelle une partie est soumise.
Alinéa 2: Les parties s'obligent à ne pas utiliser en tant que preuve dans un litige de la documentation établie par la partie adverse ou par le médiateur pour l'usage de la médiation ainsi que d'utiliser des points de vue, et à ce titre d'éventuelles propositions de conciliation, exprimés par la partie adverse ou par le médiateur lors de la médiation.
Alinéa 3: Les parties et le médiateur s'obligent à respecter que le médiateur ne peut servir d'arbitre ni d'une autre manière s'occuper du litige, sujet de la médiation, sauf pour le cas indiqué à l'article 13.
Alinéa 4: Les parties s'obligent à renoncer à faire appel au médiateur en tant que témoin dans un procès qui concerne totalement ou partiellement la médiation ou le litige compris par la médiation.
Alinéa 5: Les parties ne peuvent pas exiger de voir les notes, notes prises etc. du médiateur. À la demande d'une partie la documentation indiquée à l'alinéa 1 doit être détruite immédiatement après la clôture de la médiation.
Responsabilité
Article 16
Ni le médiateur, ni l'institut, ni son Bureau, ni son assemblée de délégués ni ses employés ne pourront être rendus responsables de quelque acte ou omission que ce soit en relation avec une demande de médiation, le traitement de la médiation, ni le résultat ni une sentence établit conformément à l'article 13.
Entrée en vigueur etc.
Article 17
Le présent règlement entre en vigueur le 1 Juin.
Adopté par le Bureau de l'Institut d'Arbitrage le 31 Mai 2010.